E-Rechnungen: Ab 2025 keine Papierrechnungen mehr?

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die Einführung der E-Rechnungen beschlossen. Zum 01.01.2025 tritt hier die erste Änderung in Kraft, wodurch Unternehmen im B2B Bereich (Rechnungen von Unternehmen an Unternehmen) dazu verpflichtet sind E-Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Folgende Übergangsregelungen werden hierbei für den Versand (gilt nicht für den Empfang) der E-Rechnungen gewährt:

• Bis zum 31.12.2026: Allgemeine Übergangsfrist, Unternehmer können Papierrechnungen und PDF-Rechnungen wie gewohnt versenden.
• Bis zum 31.12.2027: Wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers 800.000 Euro nicht überschreitet, gelten weiterhin die Regeln der bisherigen Übergangsfrist.
• Ab 2028: Die E-Rechnung wird im B2B-Bereichen Pflicht.

Ausnahmen für die Erstellung (nicht den Empfang) von E-Rechnungen gibt es weiterhin bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen (z.B. Supermarkt, Fahrausweis) und gewisse Leistungen nach. § 4 Nr. 8 – 29 UStG.

Explizit nicht ausgenommen sind z.B.:

• Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 13b UStG),
• die von Kleinunternehmern (§ 19 UStG) ausgestellt werden,
• Umsätze, die der Durchschnittssatzbesteuerung für land- und forstwirtschaftliche Betriebe unterliegen (§ 24 UStG),
• Reiseleistungen (§ 25 UStG) und
• Umsätze, für welche die Differenzbesteuerung (§ 25a UStG) angewendet wird.

Sie gelten auch, wenn der Rechnungsempfänger ein Unternehmer ist, der Kleinunternehmer bzw. Land- und Forstwirt ist oder ausschließlich steuerfreie Umsätze (z. B. Arzt, Ärztin, Zahnarzt, Zahnärztin oder Vermieter einer Wohnung) ausführt.

Was ist eine E-Rechnung?

E-Rechnungen sind Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Vereinfacht gesprochen ist es ein Dateiformat, dass alle Bestandteile einer Rechnung als Datensatz in sich trägt. Eine E-Rechnung muss bspw. keine Sichtkomponente mehr haben (XRechnung). Dadurch wird sie für den Menschen erst „lesbar/sichtbar“, wenn sie mit einer Softwarelösung verarbeitet wird. Diese Softwarekomponenten erzeugen dann wieder aus einem Datensatz ein Bild (wie z.B. ein PDF).

Anerkannte Formate sind beispielsweise die sogenannte XRechnung oder das ZUGFeRD-Format. Das ZUGFeRD-Format enthält neben dem strukturierten Datensatz auch eine Sichtkomponente (hybrides Format). 

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU definiert den Aufbau einer E-Rechnung. Dadurch können diese Rechnungen besser verarbeitet werden, weil die Informationen eindeutig auslesbar sind.

Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Sie werden zwar elektronisch übermittelt, sind jedoch nicht maschinenlesbar, da das PDF kein strukturiertes elektronisches Format besitzt. Diese müssen von Hand be- bzw. verarbeitet werden und erfüllen somit nicht die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU.

Wie verarbeiten Sie E-Rechnungen?

Oft ist für die Verarbeitung von E-Rechnungen eine weitere Software nötig oder zumindest eine Erweiterung der bisherigen Lösung. Dies betrifft sowohl den reinen Empfang von Rechnungen als auch den späteren Versand. Dadurch entstehen häufig zusätzliche Kosten für das Programm und die Installation. Die meisten Softwareanbieter, die auch eine Rechnungsschreibungskomponente anbieten, werden zeitnah eine Lösung zur Erstellung und den Versand von e-Rechnungen auf den Markt bringen.

Sie haben keine Softwarelösung hierfür? Kein Problem!

Mit Hilfe der DATEV können wir Ihnen diesen Aufwand abnehmen. DATEV hat sich bereits ausführlich mit dem Thema E-Rechnungen befasst und eine integrierte Lösung in DATEV Unternehmen Online geschaffen, um E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu versenden. Hierbei können XRechnungen oder ZUGFeRD Formate verwendet werden. Da sie DATEV Unternehmen Online (DUO) sowieso für die digitale Kollaboration mit uns verwenden, müssen Sie überhaupt nichts weiter tun, als ihre empfangenen E-Rechnungen in ihr DUO-Portal zu senden. Auch für den Versand von E-Rechnungen bietet DATEV verschiedenen Möglichkeiten. Sprechen Sie uns darauf an!

Bevor Sie irgendeine Lösung kaufen, nutzen Sie mit uns die DATEV-Lösungen zur E-Rechnung!

Weitere Infos zur E-Rechnung und die Möglichkeit Fragen zu stellen, gibt es in unserem 1. Webinar zur DATEV-Umstellung (siehe Blogartikel zur DATEV-Umstellung) und z.B. auf folgender Seite:

https://www.datev.de/web/de/aktuelles/e-rechnung-mit-datev/